Con dấu là một trong những "tài sản pháp lý" quan trọng nhất của doanh nghiệp. Hầu hết hợp đồng, hóa đơn, văn bản giao dịch, hồ sơ ngân hàng hay tờ khai thuế đều cần đến dấu của công ty. Thế nhưng rất nhiều chủ doanh nghiệp, nhất là các công ty mới thành lập, vẫn còn mơ hồ về thủ tục làm con dấu công ty: cần chuẩn bị giấy tờ gì, và câu chuyện "đăng ký mẫu dấu" có còn bắt buộc hay không.
Mục lục bài viết (35 mục)
- Điểm mấu chốt cần nắm trước khi đọc tiếp: từ năm 2021, doanh nghiệp KHÔNG còn phải đăng ký/thông báo mẫu dấu
- Con dấu doanh nghiệp là gì và vì sao mọi công ty đều cần?
- Phân biệt rõ: dấu doanh nghiệp khác với dấu cơ quan nhà nước
- Thủ tục làm con dấu công ty mới thành lập: cần chuẩn bị gì?
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin và giấy tờ
- Bước 2: Chọn loại dấu và thiết kế mẫu
- Bước 3: Khắc dấu
- Bước 4: Đưa con dấu vào sử dụng (KHÔNG cần thông báo với cơ quan nào)
- Thủ tục làm lại con dấu công ty bị hỏng, mòn hoặc mất
- Trường hợp 1: Con dấu bị hỏng, mòn nét, đóng không rõ
- Trường hợp 2: Con dấu bị mất hoặc bị đánh cắp
- Trường hợp 3: Doanh nghiệp muốn đổi mẫu dấu, thêm dấu mới
- Đính chính hiểu lầm lớn nhất: "Đăng ký mẫu dấu công ty" có còn bắt buộc không?
- Quan niệm cũ (trước năm 2021) — đã bãi bỏ
- Quy định hiện hành (từ 01/01/2021) — Luật Doanh nghiệp 2020
- Kết luận đính chính
- Vì sao nên quy định việc quản lý, sử dụng con dấu trong Điều lệ/quy chế nội bộ?
- Một số lưu ý thực tế khi khắc dấu công ty
- Chọn cơ sở khắc dấu uy tín
- Kiểm tra kỹ thông tin trên mẫu dấu
- Chọn loại dấu phù hợp nhu cầu sử dụng
- Lưu lại file thiết kế mẫu dấu
- Tóm tắt quy trình
- Khắc Dấu Nam Việt — đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn
- Câu hỏi thường gặp
- Khắc con dấu công ty xong có phải đăng ký với cơ quan nào không?
- Làm con dấu công ty mới thành lập cần những giấy tờ gì?
- Con dấu bị mòn, đóng mờ thì làm lại như thế nào?
- Mất con dấu công ty thì phải làm gì?
- Doanh nghiệp có được tự quyết định hình thức và nội dung con dấu không?
- Công ty có được làm nhiều con dấu giống nhau không?
- Vì sao vẫn có người nói phải đăng ký mẫu dấu với công an?
- Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp cần làm gì để quản lý cho an toàn?
- Thời gian khắc một con dấu công ty mất bao lâu?
- Đổi tên hoặc đổi địa chỉ công ty có cần khắc lại con dấu không?
Sau đây là phần hướng dẫn thực tế và chính xác về mặt pháp lý, từ kinh nghiệm khắc dấu của Khắc Dấu Nam Việt (Hà Nội): thủ tục khắc dấu cho doanh nghiệp mới thành lập, thủ tục làm lại con dấu khi bị hỏng/mòn/mất, và việc đính chính một hiểu lầm rất lớn quanh đăng ký mẫu dấu công ty giữa quy định cũ và quy định hiện hành. Cần tư vấn nhanh thì gọi hotline 0964 917 936.
Điểm mấu chốt cần nắm trước khi đọc tiếp: từ năm 2021, doanh nghiệp KHÔNG còn phải đăng ký/thông báo mẫu dấu
Trước khi đi vào chi tiết từng thủ tục, có một thông tin quan trọng nhất mà bất kỳ ai đang tìm hiểu về con dấu doanh nghiệp đều phải biết, vì nó thay đổi hoàn toàn cách bạn xử lý hồ sơ:
Kể từ ngày 01/01/2021, khi Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực, doanh nghiệp KHÔNG còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Thủ tục đăng tải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã được bãi bỏ.
Điều này có nghĩa là gì? Doanh nghiệp được toàn quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng dấu, hình thức và nội dung con dấu; tự khắc dấu, tự sử dụng và tự chịu trách nhiệm quản lý mà không cần xin phép hay thông báo với bất kỳ cơ quan nhà nước nào (kể cả cơ quan công an). Đây là sự khác biệt căn bản so với giai đoạn trước, khi doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu hoặc thông báo mẫu dấu thì con dấu mới có hiệu lực sử dụng.
Rất nhiều bài viết cũ, video hướng dẫn cũ hoặc lời tư vấn theo kinh nghiệm "ngày xưa" vẫn đang hướng dẫn bạn "nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu lên Sở Kế hoạch và Đầu tư" hoặc "đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an". Những hướng dẫn này đã lỗi thời và không còn đúng với pháp luật hiện hành. Phần sau sẽ mổ xẻ kỹ chỗ này để bạn không bị nhầm.
Con dấu doanh nghiệp là gì và vì sao mọi công ty đều cần?
Con dấu doanh nghiệp (hay con dấu công ty, con dấu pháp nhân) là dấu hiệu nhận diện pháp lý đặc trưng của một doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Ở đây ta tập trung vào con dấu vật lý (dấu mộc) truyền thống.
Trong hoạt động thực tế, con dấu công ty được dùng vào những việc sau:
- Xác thực văn bản, hợp đồng: Dấu công ty đóng lên hợp đồng, biên bản, công văn thể hiện ý chí và sự cam kết của pháp nhân.
- Giao dịch ngân hàng: Khi mở tài khoản, ký ủy nhiệm chi, doanh nghiệp thường phải đăng ký mẫu dấu và chữ ký với ngân hàng.
- Thủ tục thuế, bảo hiểm, hóa đơn: Nhiều mẫu tờ khai, chứng từ vẫn cần dấu đỏ của doanh nghiệp.
- Giao dịch với đối tác, cơ quan nhà nước: Dấu là yếu tố tạo niềm tin và giá trị pháp lý cho hồ sơ.
Vì những việc đó, làm con dấu đúng quy chuẩn và quản lý chặt là điều bắt buộc với mọi doanh nghiệp, dù là công ty TNHH một thành viên nhỏ hay tập đoàn lớn.
Phân biệt rõ: dấu doanh nghiệp khác với dấu cơ quan nhà nước
Đây là chỗ rất dễ gây nhầm lẫn, nên cần làm rõ ngay. Quy định về con dấu ở Việt Nam hiện được chia thành hai nhóm hoàn toàn khác nhau:
1. Con dấu của doanh nghiệp tư nhân (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân...): Được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2020. Như đã nói, doanh nghiệp tự quyết định và không phải đăng ký/thông báo mẫu dấu. Đây là nhóm áp dụng cho phần lớn trường hợp.
2. Con dấu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức có chức danh nhà nước...: Được điều chỉnh bởi Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Nhóm này vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu với cơ quan công an và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Dấu có hình quốc huy, dấu của các cơ quan, tổ chức nhà nước thuộc nhóm này.
Khi bạn nghe ai đó nói "phải đăng ký mẫu dấu với công an", rất có thể họ đang nói về dấu của cơ quan/tổ chức theo Nghị định 99/2016, hoặc đang nhớ về quy định cũ áp dụng cho doanh nghiệp trước đây. Với doanh nghiệp tư nhân theo Luật Doanh nghiệp 2020 thì điều này không còn áp dụng. Việc tách bạch hai nhóm này giúp bạn tránh tốn thời gian và chi phí cho những thủ tục không cần thiết.
Thủ tục làm con dấu công ty mới thành lập: cần chuẩn bị gì?
Đây là tình huống phổ biến nhất. Bạn vừa hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh) và bây giờ cần khắc con dấu để bắt đầu hoạt động. Quy trình gọn nhẹ hơn nhiều so với suy nghĩ của đa số người.
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và giấy tờ
Để cơ sở khắc dấu có thể làm con dấu chính xác, bạn cần cung cấp các thông tin sau:
- Tên công ty đầy đủ: Đúng như tên ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Mã số doanh nghiệp (mã số thuế): Đây là thông tin gần như bắt buộc thể hiện trên con dấu để định danh doanh nghiệp.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Để cơ sở khắc dấu đối chiếu thông tin, đảm bảo khắc đúng tên và mã số thuế. Đây là cách làm việc chuyên nghiệp, tránh sai sót.
- Logo, biểu tượng (nếu có): Nếu doanh nghiệp muốn đưa logo vào con dấu, hãy cung cấp file logo rõ nét (định dạng vector như AI, EPS, PDF hoặc PNG độ phân giải cao là tốt nhất).
- Địa chỉ, các thông tin tùy chọn khác: Một số doanh nghiệp muốn thêm địa chỉ, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Doanh nghiệp được tự quyết nội dung này.
Lưu ý: theo Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung con dấu hoàn toàn do doanh nghiệp tự quyết định, không bị bắt buộc theo một khuôn mẫu cứng nhắc như trước. Tuy nhiên, để con dấu mang tính nhận diện và thuận tiện trong giao dịch, mẫu phổ biến nhất hiện nay vẫn là dấu tròn thể hiện tên công ty và mã số doanh nghiệp.
Bước 2: Chọn loại dấu và thiết kế mẫu
Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, kích thước, hình dạng (tròn, vuông, ô-van), nội dung và số lượng. Mẫu dấu tròn truyền thống vẫn được dùng phổ biến nhất cho dấu pháp nhân. Cơ sở khắc dấu sẽ thiết kế file mẫu (layout) để bạn duyệt trước khi khắc thật. Hãy kiểm tra kỹ chính tả tên công ty và mã số thuế trong bước này, vì sai một ký tự là phải khắc lại.
Bước 3: Khắc dấu
Sau khi duyệt mẫu, cơ sở khắc dấu tiến hành sản xuất. Với công nghệ hiện nay, thời gian khắc một con dấu tròn doanh nghiệp thường chỉ trong ngày, thậm chí trong vài giờ. Bạn nhận con dấu hoàn chỉnh kèm tay cầm, đế dấu (loại liền mực hoặc dấu gỗ cán tay tùy nhu cầu).
Bước 4: Đưa con dấu vào sử dụng (KHÔNG cần thông báo với cơ quan nào)
Đây là điểm khác biệt then chốt với quy định cũ. Sau khi có con dấu, doanh nghiệp được sử dụng ngay mà không cần làm thủ tục thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư hay đăng tải lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trước năm 2021, doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu dấu và chờ được đăng tải công khai thì dấu mới có hiệu lực — nay thủ tục này đã bị bãi bỏ.
Việc duy nhất doanh nghiệp nên làm (và rất nên làm) là quy định nội bộ về việc quản lý và sử dụng con dấu trong Điều lệ công ty hoặc một quy chế riêng. Phần dưới sẽ nói kỹ hơn.
Nếu bạn đang thành lập công ty và cần khắc dấu pháp nhân chuẩn chỉnh, có thể tham khảo dịch vụ khắc dấu công ty của Nam Việt để được tư vấn mẫu và quy chuẩn phù hợp.
Thủ tục làm lại con dấu công ty bị hỏng, mòn hoặc mất
Con dấu là vật dụng sử dụng hằng ngày nên việc hỏng, mòn nét hoặc thất lạc là hoàn toàn có thể xảy ra. Tin tốt là việc làm lại con dấu hiện nay cũng đơn giản như khắc dấu mới, và cũng KHÔNG cần đăng ký lại với cơ quan nhà nước (với doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020). Tuy nhiên, mỗi tình huống có những lưu ý riêng.
Trường hợp 1: Con dấu bị hỏng, mòn nét, đóng không rõ
Sau một thời gian sử dụng, mặt dấu có thể bị mòn, đứt nét, hoặc bộ phận tạo mực (với dấu liền mực) bị hỏng khiến hình đóng mờ, không rõ ràng. Khi đó:
- Bạn chỉ cần mang thông tin con dấu cũ (hoặc một bản đóng dấu mẫu) đến cơ sở khắc dấu để khắc lại giống hệt mẫu cũ.
- Cung cấp lại bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu tên và mã số thuế, đảm bảo dấu mới chính xác.
- Nếu muốn giữ nguyên mẫu cũ để đảm bảo tính nhất quán trong giao dịch, hãy nói rõ với cơ sở khắc dấu để họ phục dựng đúng layout.
Việc làm lại dấu do hỏng/mòn không phát sinh thủ tục hành chính nào với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp tự quyết định và tự thực hiện.
Trường hợp 2: Con dấu bị mất hoặc bị đánh cắp
Đây là trường hợp cần thận trọng hơn, vì con dấu thất lạc tiềm ẩn rủi ro bị người khác sử dụng trái phép cho mục đích xấu (giả mạo hợp đồng, văn bản...). Mặc dù pháp luật doanh nghiệp hiện hành không bắt buộc thủ tục báo mất dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng để bảo vệ quyền lợi của chính mình, doanh nghiệp nên thực hiện các bước phòng ngừa sau:
- Lập biên bản nội bộ ghi nhận việc mất con dấu: Nêu rõ thời gian, hoàn cảnh phát hiện mất, người chịu trách nhiệm quản lý. Đây là cơ sở để xử lý nội bộ và làm bằng chứng nếu có tranh chấp.
- Cân nhắc trình báo cơ quan công an: Nếu nghi ngờ bị đánh cắp hoặc lo ngại con dấu bị lợi dụng, việc trình báo công an giúp tạo căn cứ pháp lý chứng minh con dấu cũ đã thất lạc kể từ thời điểm nào, hạn chế trách nhiệm của doanh nghiệp với các giao dịch giả mạo phát sinh sau đó.
- Thông báo nội bộ và đối tác quan trọng (nếu cần): Trong một số trường hợp nhạy cảm, doanh nghiệp có thể chủ động thông báo cho ngân hàng, đối tác lớn rằng con dấu cũ không còn giá trị sử dụng.
- Khắc con dấu mới: Sau khi đã ghi nhận việc mất dấu, doanh nghiệp tiến hành khắc dấu mới như bình thường. Doanh nghiệp có thể khắc dấu mới giống mẫu cũ hoặc thay đổi nhẹ thiết kế để phân biệt.
Lưu ý quan trọng: các bước trình báo công an, lập biên bản ở đây là biện pháp tự bảo vệ và quản trị rủi ro, KHÔNG phải là "thủ tục đăng ký mẫu dấu" theo nghĩa cũ. Đừng nhầm lẫn hai khái niệm này.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp muốn đổi mẫu dấu, thêm dấu mới
Doanh nghiệp có quyền thay đổi mẫu dấu, làm thêm con dấu thứ hai, thứ ba, hoặc làm các dấu chức danh, dấu chữ ký, dấu mã số thuế phục vụ công việc. Tất cả đều do doanh nghiệp tự quyết, không cần xin phép. Bạn chỉ cần đảm bảo việc quản lý các con dấu này được ghi nhận rõ ràng trong quy chế nội bộ để tránh lạm dụng.
Bên cạnh dấu pháp nhân, nhiều doanh nghiệp còn cần các loại dấu phụ trợ. Bạn có thể xem thêm khắc dấu chức danh cho giám đốc, trưởng phòng... hoặc tham khảo toàn bộ danh mục khắc dấu để chọn loại phù hợp với nhu cầu.
Đính chính hiểu lầm lớn nhất: "Đăng ký mẫu dấu công ty" có còn bắt buộc không?
Cụm từ "đăng ký mẫu dấu công ty" được tìm kiếm rất nhiều, và đây cũng là nơi tồn tại nhiều thông tin sai lệch nhất. Làm rõ một lần cho dứt điểm.
Quan niệm cũ (trước năm 2021) — đã bãi bỏ
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản trước đó, sau khi khắc dấu, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh (Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu chỉ có hiệu lực sử dụng kể từ ngày được đăng tải thông báo mẫu dấu. Trước đó nữa (trước năm 2015), doanh nghiệp còn phải đăng ký mẫu dấu và được cơ quan công an cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Chính vì giai đoạn này kéo dài nhiều năm nên thói quen và quan niệm "phải đăng ký/thông báo mẫu dấu" đã ăn sâu vào nhận thức của rất nhiều người. Đó là lý do đến nay vẫn có người nghĩ rằng khắc dấu xong là phải đi đăng ký.
Quy định hiện hành (từ 01/01/2021) — Luật Doanh nghiệp 2020
Luật Doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ hoàn toàn thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Cụ thể, tinh thần của luật là:
- Doanh nghiệp được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện ban hành.
- Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Không còn bất kỳ câu chữ nào yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu hay được cấp phép sử dụng dấu. Nói cách khác: khắc dấu xong là dùng được ngay.
Kết luận đính chính
Với doanh nghiệp tư nhân (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân...) thành lập hoặc hoạt động từ năm 2021 trở đi: KHÔNG phải đăng ký mẫu dấu, KHÔNG phải thông báo mẫu dấu, KHÔNG phải nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư hay cơ quan công an. Nếu có cá nhân, tổ chức nào yêu cầu bạn làm những thủ tục này (và thu phí), hãy hết sức cảnh giác vì đó là thủ tục đã bị bãi bỏ.
Trường hợp duy nhất "đăng ký mẫu dấu" còn ý nghĩa thực tế với doanh nghiệp là khi bạn đăng ký mẫu dấu và chữ ký với ngân hàng khi mở tài khoản — nhưng đây là giao dịch dân sự giữa doanh nghiệp và ngân hàng, không phải thủ tục hành chính nhà nước.
Vì sao nên quy định việc quản lý, sử dụng con dấu trong Điều lệ/quy chế nội bộ?
Khi nhà nước "trao quyền tự quyết" về con dấu cho doanh nghiệp, đồng nghĩa với việc trách nhiệm quản lý cũng hoàn toàn thuộc về doanh nghiệp. Vì vậy, dù không còn thủ tục hành chính bên ngoài, doanh nghiệp lại càng cần một quy chế nội bộ chặt chẽ để tránh rủi ro. Đây là điều mà nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua và chỉ nhận ra tầm quan trọng khi đã xảy ra sự cố.
Một quy chế quản lý và sử dụng con dấu tốt nên làm rõ các nội dung sau:
- Số lượng và loại con dấu mà doanh nghiệp đang sở hữu (dấu pháp nhân, dấu chức danh, dấu chi nhánh...).
- Người được giao quản lý con dấu (thường là kế toán trưởng, hành chính, hoặc người được ban giám đốc chỉ định) và trách nhiệm bảo quản.
- Quy trình sử dụng dấu: ai có thẩm quyền duyệt đóng dấu, văn bản nào được đóng dấu, có cần sổ theo dõi việc đóng dấu không.
- Nơi cất giữ con dấu an toàn (tủ có khóa, két...), không để con dấu lưu hành tự do.
- Quy trình xử lý khi mất, hỏng: báo cáo cho ai, lập biên bản thế nào, ai quyết định khắc dấu mới.
- Quy định bàn giao con dấu khi thay đổi người quản lý.
Quy chế này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro nghiêm trọng như: con dấu bị đóng vào văn bản trái thẩm quyền, nhân viên nghỉ việc mang theo con dấu, tranh chấp nội bộ về tính hợp lệ của văn bản đã đóng dấu. Trong môi trường kinh doanh, một con dấu bị lạm dụng có thể gây thiệt hại lớn hơn rất nhiều so với chi phí xây dựng một quy chế quản lý bài bản.
Một số lưu ý thực tế khi khắc dấu công ty
Chọn cơ sở khắc dấu uy tín
Vì con dấu mang giá trị pháp lý cao, bạn nên chọn cơ sở khắc dấu chuyên nghiệp, có kinh nghiệm, cam kết chất lượng mực và độ bền nét. Một con dấu chất lượng kém sẽ nhanh mòn, đóng không rõ, gây phiền toái trong giao dịch và phải làm lại nhiều lần — vừa tốn kém vừa mất thời gian.
Kiểm tra kỹ thông tin trên mẫu dấu
Trước khi đồng ý khắc, hãy soát lại từng ký tự: tên công ty đúng chính tả, mã số thuế đúng từng con số, logo đúng phiên bản. Sai sót trên con dấu không chỉ tốn chi phí khắc lại mà còn có thể gây rắc rối khi văn bản đã được đóng dấu sai.
Chọn loại dấu phù hợp nhu cầu sử dụng
Hiện có hai dòng chính: dấu liền mực (tự động, gọn nhẹ, đóng nhanh, phù hợp văn phòng dùng nhiều) và dấu gỗ cán tay kèm tăm-pông mực (truyền thống, bền, cho hình đóng sắc nét). Tùy tần suất sử dụng và sở thích mà chọn loại phù hợp. Cơ sở khắc dấu uy tín sẽ tư vấn cho bạn.
Lưu lại file thiết kế mẫu dấu
Hãy giữ lại file thiết kế (layout) con dấu sau khi khắc. Khi cần làm lại do hỏng/mòn, bạn sẽ có ngay mẫu chuẩn để khắc giống hệt, đảm bảo tính nhất quán cho toàn bộ văn bản của doanh nghiệp.
Tóm tắt quy trình
Để bạn dễ ghi nhớ, toàn bộ thủ tục có thể tóm gọn như sau:
- Doanh nghiệp mới: Có giấy phép kinh doanh và mã số thuế → cung cấp thông tin + bản sao giấy phép cho cơ sở khắc dấu → duyệt mẫu → khắc dấu → dùng ngay (không cần thông báo cơ quan nào) → ban hành quy chế quản lý dấu.
- Làm lại dấu hỏng/mòn: Mang mẫu cũ + bản sao giấy phép → khắc lại giống mẫu → dùng tiếp.
- Làm lại dấu mất: Lập biên bản nội bộ (cân nhắc trình báo công an) → khắc dấu mới → cập nhật quy chế quản lý.
Đơn giản, nhanh gọn và hoàn toàn nằm trong tầm tay của doanh nghiệp.
Khắc Dấu Nam Việt — đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn
Đang chuẩn bị khắc dấu cho công ty mới thành lập, hoặc cần làm lại con dấu bị hỏng/mất? Khắc Dấu Nam Việt tại Hà Nội tư vấn miễn phí về mẫu dấu, quy chuẩn nội dung và loại dấu phù hợp với nhu cầu của bạn. Chúng tôi khắc đúng thông tin, mực bền, nét đóng sắc rõ, thiết kế mẫu nhanh và đúng quy định pháp luật hiện hành.
Gọi hotline 0964 917 936 để được tư vấn và báo giá. Khắc đúng ngay từ đầu thì đỡ phải làm lại, và doanh nghiệp yên tâm dùng trong mọi giao dịch.
Câu hỏi thường gặp
Khắc con dấu công ty xong có phải đăng ký với cơ quan nào không?
Không. Từ ngày 01/01/2021 theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn phải thông báo hay đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư hay cơ quan công an. Khắc dấu xong là sử dụng được ngay, doanh nghiệp tự quyết và tự chịu trách nhiệm quản lý.
Làm con dấu công ty mới thành lập cần những giấy tờ gì?
Bạn cần cung cấp tên công ty đầy đủ, mã số doanh nghiệp (mã số thuế), bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu, và logo nếu muốn đưa vào dấu. Cơ sở khắc dấu sẽ thiết kế mẫu để bạn duyệt trước khi khắc.
Con dấu bị mòn, đóng mờ thì làm lại như thế nào?
Bạn chỉ cần mang mẫu dấu cũ (hoặc bản đóng dấu mẫu) cùng bản sao giấy phép kinh doanh đến cơ sở khắc dấu để khắc lại giống mẫu cũ. Việc này không phát sinh thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước.
Mất con dấu công ty thì phải làm gì?
Nên lập biên bản nội bộ ghi nhận việc mất, cân nhắc trình báo cơ quan công an để có căn cứ pháp lý chứng minh con dấu cũ đã thất lạc (tránh bị lợi dụng giả mạo), rồi tiến hành khắc dấu mới. Đây là biện pháp tự bảo vệ, không phải thủ tục đăng ký mẫu dấu bắt buộc.
Doanh nghiệp có được tự quyết định hình thức và nội dung con dấu không?
Có. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức (tròn, vuông, ô-van) và nội dung con dấu. Tuy nhiên, mẫu dấu tròn thể hiện tên công ty và mã số thuế vẫn được dùng phổ biến nhất vì tính nhận diện cao.
Công ty có được làm nhiều con dấu giống nhau không?
Có. Doanh nghiệp được quyết định số lượng con dấu của mình cũng như của chi nhánh, văn phòng đại diện. Bạn nên ghi nhận rõ số lượng và mục đích sử dụng từng con dấu trong quy chế nội bộ để quản lý chặt chẽ, tránh lạm dụng.
Vì sao vẫn có người nói phải đăng ký mẫu dấu với công an?
Đó là quy định cũ đã bị bãi bỏ với doanh nghiệp, hoặc là nhầm với quy định áp dụng cho con dấu của cơ quan nhà nước, tổ chức theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Với doanh nghiệp tư nhân theo Luật Doanh nghiệp 2020 thì không còn thủ tục này.
Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp cần làm gì để quản lý cho an toàn?
Doanh nghiệp nên ban hành quy chế hoặc quy định trong Điều lệ về việc quản lý và sử dụng con dấu: ai giữ dấu, quy trình đóng dấu, nơi cất giữ, cách xử lý khi mất/hỏng và việc bàn giao khi thay đổi người quản lý. Việc này giúp tránh rủi ro lạm dụng con dấu.
Thời gian khắc một con dấu công ty mất bao lâu?
Với công nghệ hiện nay, một con dấu tròn doanh nghiệp thường được khắc trong ngày, nhiều trường hợp chỉ vài giờ. Thời gian cụ thể tùy thuộc độ phức tạp của thiết kế và loại dấu bạn chọn.
Đổi tên hoặc đổi địa chỉ công ty có cần khắc lại con dấu không?
Nếu con dấu của bạn có thể hiện thông tin đã thay đổi (ví dụ tên công ty cũ), bạn nên khắc lại con dấu mới cho khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật, để đảm bảo tính thống nhất và tránh nhầm lẫn trong giao dịch. Việc khắc lại do doanh nghiệp tự quyết, không cần thông báo cơ quan nhà nước.
